Abriendo, creando y guardando documentos

A continuación veremos cómo abrir un documento que ya existe, cómo generar uno nuevo y las diferentes opciones que tenemos cuando queremos guardarlo sin que modifiquemos el original.

Todas estas herramientas se encuentran dentro del menú Archivo, en la barra de menú.

Para abrir un documento que ya existe en el disco duro o en otra unidad, como es el caso del CD con el catálogo de precios, iremos al menú Archivo /Abrir.

Del mismo modo podemos abrir un documento pulsando en el símbolo Abrir archivo de la barra de funciones o utilizar la combinación de teclas Ctrl. + O.

Aparecerá ahora el cuadro de diálogo Abrir a través del cual tendrás que navegar hasta localizar el archivo. El cuadro de diálogo que te aparece será el que Windows muestra de manera predeterminada. Para abrir un documento sólo hemos de seleccionarlo y pulsar en Abrir.

Si lo que pretendemos es abrir un documento nuevo, entonces optaríamos por la opción Nuevo del menú Archivo y aquí elegir el tipo de documento de OpenOffice a abrir. En este caso sería documento de texto.

Puedes tener más de un documento abierto al mismo tiempo y pasar de uno a otro sin problemas. En este caso tendremos en la barra de Inicio de Windows una ventana abierta por cada uno de los documentos que tengamos abiertos en ese momento. Para pasar de uno a otro solo hemos de hacer clic sobre la ventana minimizada en dicha barra.

También podemos pasar de un documento a otro de OpenOffice a través del menú Ventana y pulsando sobre el nombre del documento que queramos visualizar. Recuerda que aquel documento precedido por un punto negro es el documento en el que nos encontramos.

Una vez abierto el documento podemos cerrarlo directamente o volver a guardarlo. En caso de cerrarlo no nos guarda ninguno de los cambios que hayamos realizado. Para ello pulsamos en la opción Cerrar del menú Archivo.

Si hemos realizado algún cambio, nos preguntará si deseamos guardarlo. En caso afirmativo pulsamos en Guardar, si no queremos guardarlo pulsamos en Rechazar, y si queremos anular esa acción y regresar al documento pulsamos en Cancelar.

Si lo que queremos es guardarlo pulsamos sobre Guardar, también del menú Archivo, y nos guardará el documento en la misma carpeta y con el mismo nombre. Para guardarlo en otra carpeta o con un nombre diferente tendríamos que optar por la opción Guardar como. Con esta opción nos aseguramos de que el documento original no sufre ningún cambio.

En este caso, el cuadro de diálogo que también nos aparece será el que Windows muestra de manera predeterminada.

Aquí vemos que podemos seleccionar a través de Guardar en la carpeta donde vamos a guardarlo, o crear una nueva carpeta, y escribir un nombre nuevo para este documento en Nombre de archivo. Luego pulsaríamos Guardar.

Cuando se trata de un documento totalmente nuevo, al guardarlo por primera vez a través de Guardar, automáticamente nos abre el cuadro de diálogo Guardar como para ubicarlo y proporcionarle un nombre.

También tenemos la posibilidad de guardarlo nuestro documento en un formato distinto al original. Por defecto todos nuestros documentos creados y guardados con OpenOffice Writer se guardarán con el formato OpenOffice.org 1.0 Documento de texto, es decir, con la extensión .sxw. Sin embargo, tenemos la posibilidad de guardarlo en otro formato diferente si luego vamos a abrirlo en una aplicación distinta, como puede ser por ejemplo Microsoft Word.

Recuerda que una de las ventajas de OpenOffice era que podía trabajar con documentos creados desde otras aplicaciones.

Para guardarlo en un formato diferente tendremos que optar por la opción Guardar como y en el cuadro de texto Tipo seleccionar de la lista desplegable el nuevo formato elegido.

Si tenemos más de un documento abierto nos aparecerá en el menú Archivo la opción Guardar todo, que nos permitirá guardar todos los documentos abiertos de una sola vez.

Podemos abrir, guardar y cerrar documentos de una forma más rápida a través de los símbolos situados en la barra de funciones:

Si tenemos más de un documento abierto al mismo tiempo OpenOffice nos permite cerrarlos todos de una vez, incluida la aplicación Writer, y salir completamente. Para ello hemos de dirigirnos a la opción Terminar del menú Archivo.

Si los documentos contienen modificaciones que todavía no se han guardado, el sistema nos lo recuerda y nos pregunta si deseamos guardarlas.

DEMO: Observa cómo abrir un documento de OpenOffice y cómo guardarlo.

1. Abre el documento a través de Archivo / Abrir. Selecciona en Mis documentos el archivo del que se trate y pulsa Abrir.
2. Haz clic en Archivo / Guardar cómo para guardarlo con otro nombre y en otra ubicación distinta Crea una carpeta nueva haciendo clic en éste icono, ponle un nombre, ábrela pulsando Abrir, pon nombre al documento y pulsar luego Guardar.
3. Cierra el documento abierto a haciendo clic en el aspa y abre el que acabas de guardar pulsando Archivo / Abrir. Búscalo en la carpeta, selecciónalo y pulsa Abrir.
4. Después cierras la aplicación completa pulsando Archivo / Terminar.