Combinando Variables y Funciones: Ocultando texto

También puedes establecer que el documento muestre u oculte una determinada información, ya sea texto o un párrafo, según se cumpla o no una condición. Veamos cómo.

Así, por ejemplo, en tu carta de invitación el texto donde se indica que los asistentes tengan que acudir de etiqueta puede ser obligatoria o no según las circunstancias, por lo que a veces aparecerá en la carta y a veces no. Para ello, lo primero que tienes que hacer es indicar cuándo quieres que aparezca y cuando no, y esto se indicará a través de una variable.

Una vez abierto el cuadro de diálogo Campo accede a la pestaña Variables. Los campos de esta categoría permiten controlar el contenido del documento de manera dinámica. Selecciona el tipo de campo Establecer variable y el formato Estándar. Ahora debes asignar un nombre a esta variable, por ejemplo "Etiqueta", qué mejor nombre, ¿no? En el cuadro Valor has de dar un valor a esta variable, por ejemplo "1". Sitúas el cursor donde quieres ocultar el texto y pulsas en Insertar (haz clic sobre la imagen para ampliarla).

Es preferible que los valores a las variables sean numéricas.

Ya tienes creada la variable con la que vas a jugar. Si activas la opción Invisible ocultarás este campo en el documento.

Ahora hay que indicar qué texto quieres que se oculte y cuándo. Accede nuevamente al cuadro de diálogo Campo. En la pestaña Funciones selecciona el tipo de campo Texto oculto. En el campo Condición escribes la condición que quieres que se cumpla para que este texto no aparezca, es decir, para que sea texto oculto.

Tal y como especificaste a la variable "etiqueta" le distes el valor "1". Entonces si quieres que se oculte el texto tendrás que escribir en el cuadro Condición que la variable "etiqueta" efectivamente sea igual a "1". Esto se indica de la siguiente forma:

Los dos iguales "==" significan "es igual a", por lo que etiqueta==1 significa que la variable etiqueta tiene el valor 1. Así como los símbolos "!=" significan "no es igual a".

El siguiente paso es indicar el texto que quieres que oculte cuando el valor de "etiqueta" sea "1", en este caso sería "Los caballeros deben acudir de chaqué y las señoras de traje largo.": esto se escribirá dentro del cuadro Texto oculto.

Si tienes este texto escrito en el documento puedes eliminarlo ya que el que te mostrará en su lugar será un campo que con el texto introducido en el cuadro Texto oculto.

Como por defecto el valor de esta variable siempre será "1", el documento mantendrá oculto este texto. Si quieres que el texto aparezca sólo tienes que editar la condición y cambiarla. Para ello pulsa dos veces delante del campo que indica la variable para editarla y escribe un valor diferente: por ejemplo "2".

Como la condición que indicaste para que se ocultara el texto era que "etiqueta" tenía que ser igual a "1", al cambiarle el valor a la variable e igualarla a "2" esta condición ya no se cumple: el resultado será que mostrará el texto.

También puedes ocultar/visualizar el texto desactivando/activando la casilla Texto oculto del menú Herramientas / Opciones, en la opción Documento de texto / Ayuda para formatear.

Aquí tienes la carta de invitación con un campo de texto oculto. Al abrirlo verás que el campo permanece no visible por lo que para verlo deberás cambiar la condición (editar el campo y cambiarle el valor "1" por otro, como se indica en el texto.

DEMO: Observa cómo se ha creado un campo de texto oculto, cómo se oculta y cómo se hace visible.

1. Haz clic en la parte del documento donde quieres insertar un campo de texto oculto. Pulsa ctrl. + F2 para abrir el cuadro de diálogo Campos.
2. Primero crea una variable desde la pestaña Variables. Selecciona Establecer variable y en formato estándar. En el campo Nombre escribe uno para la variable y asígnale un valor en el campo Valor. Pulsa en Insertar y Cerrar.
3. Selecciona y elimina el contenido del documento que quieres poner como texto oculto para controlar el que sea visible o no a través de un campo de Texto oculto.
4. Pulsa ctrl. + F2 y de la pestaña Funciones selecciona el tipo de campo Texto oculto. En el cuadro Texto oculto escribe el texto que eliminaste en el punto anterior y en el cuadro Condición escribe el nombre de la variable, dos símbolos de igual "==" y el valor de la variable. Inserta y Cierra.
5. Comprueba en la Vista preliminar que dicho campo de Texto oculto no se ve. Tras comprobar pulsa en Cerrar vista preliminar.
6. Edita la variable haciendo doble clic delante del campo donde está insertada. Cambia el valor de ésta y activa la opción Invisible. Acepta los cambios.
7. Comprueba en la Vista preliminar que el campo de la variable no se ve y que el campo de Texto oculto sí está visible.

Al igual que has ocultado un texto también puedes ocultar párrafos enteros, con texto o en blancos, a través del tipo de campo Párrafo oculto. Esta sería otra forma de ocultar la información anterior. Esta vez hemos creado una variable que se llama "parrafo" a la que también se le ha asignado el valor "1", insertada al principio del párrafo que pretendes ocultar. Al igual que con el texto oculto tienes que establecer que la condición para que el párrafo esté oculto sea "parrafo==1". En este caso no tienes que insertar nada en el cuadro Valor. Sitúa el cursor al principio del párrafo que pretendes ocultar y pulsa Insertar.

Para ocultar el párrafo tienes que desactivar la opción Párrafo oculto del menú Ver, o en el menú Herramientas / Opciones, en la opción Documento de texto / Ayuda para formatear, desactivar la casilla Párrafo oculto. Mientras que para mostrar los párrafos ocultos, además de activar alguna de las opciones anteriores también puedes mostrarlos activando la opción Campos del menú Ver.

Aquí tienes la carta de invitación dos campo de párrafo oculto. Al abrirlo verás que los campos están visibles.

DEMO: Observa cómo se ha creado un campo de párrafo oculto, cómo se oculta y cómo se hace visible.

1. Haz clic en la parte del documento donde quieres insertar un campo de párrafo oculto. Pulsa ctrl. + F2 para abrir el cuadro de diálogo Campos.
2. Primero crea una variable desde la pestaña Variables. Selecciona Establecer variable y en formato estándar. En el campo Nombre escribe uno para la variable y asígnale un valor en el campo Valor. Pulsa en Insertar y Cerrar.
3. Haz clic en el párrafo que quieres ocultar y pulsa ctrl. + F2. De la pestaña Funciones haz clic en Párrafo oculto y en el cuadro Condición escribe el nombre de la variable, dos símbolos de igual "==" y el valor de la variable. Inserta y Cierra.
4. Si el párrafo no se ve accede al menú Ver, y activa la opción Párrafo oculto. De este modo el párrafo se verá.
5. Para volver a ponerlo invisible acceder nuevamente al menú Ver y desactivar con un clic la opción Párrafo oculto.