Trabajando con números

Hasta ahora hemos visto tablas de caracteres, pero también podemos trabajar con tablas numéricas, pudiendo incluso realizar cálculos con dichas celdas. En este apartado, aprenderás a asignar distintos formatos numérico a las celdas, como a insertar fórmulas.

Tu jefe te ha pedido que le generes un modelo de factura para el cobro de las comidas del restaurante, basándote en las facturas que hacíais a mano. De este modo, creas una tabla con 4 columnas, una para la Descripción de la comida consumida, otra para las Unidades consumidas de la misma, otra para el Precio unitario de la consumición, y otra columna para el Total de cada fila resultante de multiplicar el Precio del producto por las Unidades consumidas de la misma.

Creas la primera factura compuesta por dos cervezas y dos menús, y te das cuentas que sería conveniente que las columnas de precios tuvieran el formato de moneda Euro.

Para asignar un formato numérico a una o varias celdas seleccionadas, tienes que dirigirte al menú Formato, y elegir la opción Formato Numérico, con lo que te aparecerá el cuadro de diálogo Formato Numérico.

El cuadro de diálogo Formato Numérico, muestra en la lista Categoría, las distintas clases de formato a los que puede hacer referencia el número, de este modo, al seleccionar cada categoría puedes ver en la lista Formato, los distintos tipo de formato disponibles.

Si la celda seleccionada a la cual quieres asignar un formato numérico contiene datos, al ir seleccionado los distintos formatos de la lista Formato, podrás visualizar una representación de cómo quedaría el número si le aplicásemos dicho Formato.

Pero además dependiendo de la categoría que elijas podrás configurar y añadir nuevos formatos. Por ejemplo, en la categoría Moneda podemos configurar el número de Decimales, los ceros a la izquierda, si queremos que aparezcan los Números negativosen rojo, así como si quiero que el número muestre el Separador de miles.

También puedes acceder al cuadro de diálogo Formato Numérico, si estando ubicado en la celda a configurar pulsas el botón derecho ratón, abriendo el menú contextual, y seleccionas posteriormente la opción Formato Numérico.

De este modo, después de asignar el formato de moneda Euro, las celdas a las que se le han aplicado el formato numérico Moneda quedarían de la siguiente manera:

Pero además de dar un formato numérico a las celdas, podemos insertar fórmulas en las mismas, como por ejemplo la columna SubTotal (resultado de multiplicar la columna Unidades por la columna Precio), y la celda Total a pagar (resultado de sumar toda la columna Subtotal).

La ventaja de hacer los cálculos con fórmulas frente a hacerlos directamente, es que al añadir un nuevo valor automáticamente me actualiza el resultado.

De este modo, si queremos calcular el valor de la celda Total a pagar , debes situarte en dicha celda, e introducir el valor =, que se obtiene pulsando conjuntamente la tecla mayúscula y la tecla 0, o del menú Ver seleccionar la opción Barra de símbolos, y posteriormente la opción Barra de Fórmulas, con lo que se activará la Barra de Fórmulas.

Cada celda viene identificado por una letra y un número, de este modo las columnas se identifican por letras, y las filas por números. Así, la celda que albergará la operación del Total a pagar es la C8, porque es la fila 8, y además es la tercera columna de dicha fila, por ello le corresponde la letra C. De este modo, la celda C8 será la suma de todas las casillas que van desde la casilla D2 hasta la D7 inclusive.

En la parte derecha de la barra de estado nos muestra la identificación de la celda.

Para indicar operación que quieres solo tienes que pulsar el Submenú de operaciones, y seleccionar la función Suma, con lo que me aparecerá el valor sum después del símbolo =. Ahora tengo que indicar el intervalo de celdas que quiero que me sume, de este modo me situaré en la primera celda del subtotal, es decir, la D2, y arrastraré el puntero del ratón hasta la última celda del mismo, el D7, con lo que en la barra de fórmula aparecerá la siguiente operación:

Ahora solo nos queda pulsar el botón conforme que aparece a la izquierda, y obtendremos la suma.

Pulsando la tecla F2 también conseguirás acceder a al Barra de Fórmulas

DEMO Vea como asignar formato numérico de moneda a una celda, como la asignación de una fórmula.

1. De la tabla de Factura, sitúate en la celda C7.
2. Vete al menú Formato, y selecciona la opción Formato numérico.
3. De la lista Categoría selecciona Moneda, y de la lista Formato selecciona Euro, a continuación pulsa Aceptar.
4. Ahora pulsa la tecla F2, o bien escribe el signo =.
5. Del submenú de operaciones ubicado en la Barra de Fórmulas, selecciona la opción Suma.
6. Selecciona con el ratón el intervalo de celdas que va desde la celda D2 a la D7.
7. Pulsa el icono de correcto , o pulsa la tecla Enter.