Introduciendo datos

Comenzaremos a introducir contenido en las celdas y sabremos qué tipo de datos tienen cabida en Calc.

Introducir información en Calc es sencillo. Basta con dirigir el cursor a la celda que deseemos, seleccionarla e insertar la información.
Conforme comenzamos a insertar la información, la barra de formulas se activará. A partir de este momento podremos modificar el contenido de la celda también desde la barra de fórmulas:

Los botones que aparecen nos servirán para cancelar los datos introducidos, y para validar dichos datos:

Una vez introducido el dato en cuestión, basta con pulsar el botón de validación o lo que es más simple, la tecla Enter.

En el caso de que deseemos cancelar la introducción de alguno de los datos, podemos hacer un clic sobre el icono cancelar o pulsar la tecla Esc.

Básicamente, el tipo de datos que vamos a introducir serán: números, texto y fechas y horas. La forma en que serán tratados dependerá del formato concreto que se le haya aplicado a la celda y que será tratado posteriormente en este curso.

Número: es cualquier combinación de dígitos

Fecha: las fechas poseerán un esquema de día, mes y año que se deberá seguir. Posteriormente en este curso trataremos el formato de fecha.

Hora: al igual que las fechas, las horas poseerán un esquema para su introducción.

Texto: Texto será para Calc toda aquella cadena de caracteres que no pueda interpretar como un dato de otro tipo.

Fórmulas

Independientemente del tipo de datos que hayamos introducido, la hoja de cálculo puede interpretar de dos maneras diferentes la información introducida:

• puede tratarse de un dato introducido directamente en una celda, ya sea número, texto...
• puede ser una fórmula, ya sea secuencia de valores, referencia a otras celdas, funciones producidas a partir de otros valores existentes, etc. Las fórmulas empezarán siempre con el signo de igual (=). Por ejemplo, la operación de suma 2+2 deberíamos escribirla =2+2

En la celda sólo aparecerá el resultado una vez hayamos aceptado la introducción del valor, pero en cambio, y esto es importante, en la barra de fórmulas si aparecerá la fórmula que contiene oculta esa celda.

En muchas ocasiones nos encontraremos con la necesidad de introducir en una fórmula el valor que adopta otra celda. En estos caso, introduciremos simplemente la referencia de esa celda, como se muestra en la imagen. El uso de referencias posee diversos matices que serán analizados con más detalle en un apartado posterior.

La celda D5, que es la celda activa, posee el valor 8, pero como hemos mencionado anteriormente, en la barra de fórmulas aparece la expresión que da origen a ese valor, en este caso 5 más el valor de la celda B4. Podría surgirnos la pregunta de ¿y qué ocurre si en la celda B4 existe otra fórmula? Pues que Calc sólo toma el valor que se refleja en celda, con independencia de si su origen es un fórmula o un valor directamente.

Operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Calc ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Calc evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escribiremos entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.

Hay que tener en cuenta una serie de reglas a la hora de introducir datos

• Se pueden incluir puntos (por ejemplo, podemos escribir 1.000.000).
• Una sola coma en una cifra será considerada como entrada decimal (es decir, podemos escribir 123,50).
• Los signos de suma delante de los números serán ignorados.
  Los números negativos deberán tener incorporado el signo de menos (-) o estar entre paréntesis.
• Si escribimos dos cifras separadas por una barra (/) Calc interpretará que se trata de una fecha (1/2 será el uno de febrero), a no ser que pongamos el signo de igual delante, en cuyo caso se interpretará como una división.

También se pueden realizar operaciones matemáticas con fechas y horas. Hay que tener en cuenta una serie de normas en estos casos: las fechas deberán ir siempre entre comillas, separadas por el signo matemático correspondiente y precedida toda la fórmula por el signo de igual (=). Veamos un ejemplo:

Podemos apreciar cómo de la operación visible en la barra de fórmulas resulta el número 21. Es decir, entre las fechas introducidas en la fórmula hay una diferencia de 21 días.

Insertar datos de otras hojas

Una forma fácil de introducir en una fórmula referencias de otras celdas es la siguientes: una vez hemos comenzado a introducir la fórmula, cuando llega el momento de indicar la referencia de la celda en cuestión, en lugar de escribir sus coordenadas, podemos hacer un clic en la celda correspondiente, con lo que la referencia de la misma aparecerá en la fórmula. De este mismo modo podemos insertar en nuestras fórmulas referencias a celdas de distintas hojas del libro e incluso de diferentes Libros: Veamos como sería:

• en distintas hojas del mismo libro: cuando en la fórmula en cuestión llega el momento de introducir la referencia, nos dirigimos hacia la barra indicadora de hojas
  
  
  
  
  y seleccionamos aquella en la que se encuentre el dato que nos interesa. Tras esto, en la hoja seleccionada, marcaremos la celda (haciendo un clic sobre ella) que contenga el dato requerido.
  Una vez hecho esto, tendremos dos opciones:
• • la fórmula ya está completa: podemos seleccionar el botón de validación de fórmulas, , con lo que automáticamente regresaremos a la hoja de origen y contemplaremos el resultado de la fórmula.
  • la fórmula aún no está terminada:
  • • antes de volver nuevamente a la hoja origen para completar la fórmula, situamos el cursor en la barra de fórmulas, tras lo cual volveremos a la barra de hojas para seleccionar la hoja de origen, en la que ya se encontrará la referencia al nuevo dato introducido. Una vez ahí accedemos a la barra de fórmulas y la completamos.
    • la otra opción pasa por no regresar a la hoja de origen, con lo que, tras seleccionar la celda en la nueva hoja, situamos el cursor en la barra de fórmulas y, en esa localización continuamos introduciendo la fórmula.
• en distintas hojas de diferente libro: en primer lugar, deberemos tener abierto el libro en cuestión. Una vez hecho esto, podremos comenzar a introducir en nuestra hoja origen la expresión de la fórmula correspondiente. Cuando llegue el momento de introducir la referencia a la celda del otro libro, nos dirigiremos al menú Ventana y en la parte final del desplegable aparece una relación de todos los libros que se encuentran abiertos, seleccionamos el que nos interese, una vez abierto éste, seleccionamos la hoja y la celda en cuestión con un clic de ratón.
  
  Tras esto, nos encontramos en la misma situación comentada anteriormente cuando la hoja estaba en el mismo libro: que la fórmula esté finalizada y que no lo esté. La solución a esta situación es exactamente igual, tan solo debemos tener en cuenta que ahora además de estar en hojas diferentes, también estaremos en libros diferentes.

DEMO: Introduciremos distintos tipos de datos en las celdas.

1. Introducimos texto en una celda.
2. Modificamos el texto en la barra de fórmulas y pulsamos validar.
3. Introducimos una fórmula en otra celda (=3+2) y pulsamos el botón validar.
4. En una tercera celda, y a través de la barra de fórmulas introducimos la expresión =9+
5. Hacemos clic con el ratón a la celda que le queramos sumar a la expresión anterior.
6. Pulsamos el botón Validar.

Observa el aspecto del documento original.